Die meisten Texte über Transkriptionssoftware fangen beim Serverstandort an. Das ist die zweite Frage. Die erste lautet, ob Sie überhaupt aufnehmen dürfen.
Wer das nichtöffentlich gesprochene Wort unbefugt auf einen Tonträger aufnimmt, macht sich nach § 201 StGB strafbar — Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren oder Geldstrafe. „Unbefugt" ist der entscheidende Begriff, und die Zustimmung der Beteiligten ist der praktisch wichtigste Weg, sie auszuräumen. Dass Sie selbst am Gespräch teilnehmen, genügt dafür nicht.
Wir sind keine Kanzlei und geben keine Rechtsberatung. Was folgt, ist die Sammlung dessen, was wir beim Bauen klären mussten — und was Sie mit Ihrer Rechtsabteilung besprechen sollten, bevor die erste Aufnahme läuft.
Die sichere Praxis: alle, vorher, freiwillig
Ein Hinweis im Kalendereintrag reicht dafür in der Regel nicht. Wer erst beim Betreten des Raums erfährt, dass aufgezeichnet wird, hat praktisch keine Wahl mehr — und eine Einwilligung unter Druck ist keine.
Praktikabel ist die Ankündigung in der Einladung plus die ausdrückliche Frage zu Beginn: „Ich zeichne auf, ist das für alle in Ordnung?" Wer widerspricht, hat widersprochen. Dann wird nicht aufgenommen — auch nicht „nur für mich".
Für Beschäftigte reicht die mündliche Runde allerdings nicht, wenn die Datenverarbeitung auf eine Einwilligung gestützt werden soll: § 26 Abs. 2 BDSG verlangt dafür grundsätzlich Schriftform oder elektronische Form, und Zweck sowie Widerrufsrecht müssen in Textform erklärt werden.
Hier lohnt es, zwei Prüfungen auseinanderzuhalten, die gern vermischt werden. Die eine: Ist die Tonaufnahme befugt — das ist die Frage aus § 201 StGB. Die andere: Auf welcher Rechtsgrundlage werden die dabei entstehenden personenbezogenen Daten verarbeitet — das ist Artikel 6 DSGVO. Ein berechtigtes Interesse kann die zweite Frage beantworten. Es macht eine Aufnahme, der jemand widersprochen hat, nicht nachträglich befugt.
Der Betriebsrat sitzt mit am Tisch, auch wenn er nicht da ist
Technische Einrichtungen, die geeignet sind, Verhalten oder Leistung von Beschäftigten zu überwachen, unterliegen der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Auf die Absicht kommt es dabei nicht an — es genügt die Eignung.
Eine Software, die jede Wortmeldung einer Person zuordnet, ist dafür ein Musterbeispiel. Wer in einem Betrieb mit Betriebsrat einführt, ohne ihn zu beteiligen, riskiert, dass die Einführung nachträglich gestoppt wird. Das ist ärgerlicher als das Gespräch vorher.
Was in der Praxis funktioniert
Drei Punkte sollten geklärt sein, bevor die erste Aufnahme läuft: In welchen Formaten wird aufgezeichnet und in welchen ausdrücklich nicht — Personal- und Mitarbeitergespräche gehören aus unserer Sicht auf die Ausschlussliste. Wer die Aufnahme startet und beendet. Und wie lange die Tondatei liegt, bevor nur noch der Text bleibt.
Schriftlich festgehalten ist das schnell. Wo ein Betriebsrat besteht, ersetzt eine interne Notiz seine Beteiligung allerdings nicht — sie strukturiert nur das Gespräch mit ihm. Ohne eine solche Festlegung wird die Frage bei jeder Besprechung neu verhandelt, und irgendwann nimmt jemand einfach auf.
Für uns hat das eine unbequeme Seite: Es gibt Besprechungen, für die unser Produkt nicht das richtige Werkzeug ist. Wenn die Aufnahme rechtlich wacklig oder im Team umstritten ist, ist ein Mensch mit einem Notizblock die bessere Wahl.