Datenschutzerklärung

Verantwortlich im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

ONESTOPTRANSFORMATION AG
Ostendstr. 100
90482 Nürnberg
Deutschland
E-Mail: hallo@onestoptransformation.com

Protokolly wird von der ONESTOPTRANSFORMATION AG angeboten. Den technischen Betrieb übernimmt die epic ideas GmbH als Auftragsverarbeiterin (siehe Abschnitt 5).

Beim Aufruf unserer Website werden durch den Webserver technisch notwendige Daten verarbeitet: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge sowie Browser- und Betriebssystemangaben. Diese Verarbeitung ist zur Auslieferung der Seite und zur Abwehr von Angriffen erforderlich.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren und stabilen Betrieb). Serverprotokolle werden nach spätestens sieben Tagen gelöscht.

Wir setzen auf dieser Website keine Analyse- oder Werbe-Cookies ein. Es findet kein Tracking und keine Profilbildung statt.

Für die Registrierung verarbeiten wir E-Mail-Adresse, Passwort (nur als kryptografischer Hashwert), Teamname sowie Angaben zum gewählten Paket. Für die Vertragsdurchführung kommen Nutzungsdaten hinzu, etwa Anzahl und Dauer verarbeiteter Aufnahmen sowie Guthabenbewegungen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Nach Vertragsende löschen wir die Daten, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen — insbesondere die handels- und steuerrechtlichen Fristen von sechs bzw. zehn Jahren für Rechnungsunterlagen.

Kern der Leistung ist die Verarbeitung von Audioaufnahmen und Texten, die Sie oder Ihre Nutzerinnen und Nutzer hochladen oder live übertragen. Diese Inhalte können personenbezogene Daten Dritter enthalten — etwa Stimmen, Namen und Aussagen von Besprechungsteilnehmenden.

Für diese Inhalte sind Sie als Kunde die verantwortliche Stelle im Sinne der DSGVO. Wir verarbeiten sie ausschließlich in Ihrem Auftrag und nach Ihren Weisungen als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Einen entsprechenden Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) stellen wir Ihnen auf Anfrage zur Verfügung; er ist vor der Verarbeitung echter Besprechungsdaten abzuschließen.

Sie sind dafür verantwortlich, die erforderliche Rechtsgrundlage für die Aufzeichnung sicherzustellen — insbesondere die Einwilligung aller Gesprächsteilnehmenden. Das heimliche Aufzeichnen des nicht öffentlich gesprochenen Wortes ist nach § 201 StGB strafbar.

Ihre Inhalte werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet — weder durch uns noch, nach vertraglicher Zusicherung, durch die eingesetzten Dienstleister.

Entwicklung und technischen Betrieb von Protokolly übernimmt die epic ideas GmbH, München, als unsere Auftragsverarbeiterin nach Art. 28 DSGVO. Sie setzt mit unserer Genehmigung folgende Unterauftragsverarbeiter ein, mit denen sie ihrerseits Verträge nach Art. 28 Abs. 4 DSGVO geschlossen hat:

• Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen — Hosting von Anwendung, Datenbank und Dateien. Serverstandort Deutschland.
• Microsoft Ireland Operations Ltd. (Microsoft Azure Speech) — Umwandlung von Sprache in Text. Verarbeitung in Rechenzentren innerhalb der EU. Microsoft ist ein Konzern mit Sitz in den USA; es gelten die EU-Standardvertragsklauseln sowie die EU Data Boundary.
• Microsoft Ireland Operations Ltd. (Azure OpenAI) — Erstellung der Zusammenfassungen und Erkennung von Aufgaben aus dem Transkript. Verarbeitung ausschließlich in der EU-Datenzone; Eingaben werden nicht zum Training von Modellen verwendet.

Zahlungsabwicklung: Zahlungen wickelt die Mollie B.V., Amsterdam, ab. Mollie verarbeitet die Zahlungsdaten als eigenständig Verantwortliche und erhebt sie direkt; vollständige Kartendaten erreichen unsere Systeme nicht.

Transkripte, Protokolle und zugehörige Dateien speichern wir, solange Ihr Konto besteht. Sie können einzelne Besprechungen jederzeit in der Anwendung löschen; die Löschung umfasst Transkript, Zusammenfassung, Aufgaben und Anhänge.

Nach Beendigung des Vertrags werden Ihre Inhalte innerhalb von 30 Tagen vollständig gelöscht, sofern Sie keine frühere Löschung verlangen.

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie ein Widerspruchsrecht (Art. 21). Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Zur Ausübung genügt eine Nachricht an hallo@onestoptransformation.com.

Unabhängig davon steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu (Art. 77 DSGVO).

Die Übertragung erfolgt ausschließlich verschlüsselt über TLS. Passwörter werden ausschließlich als Hashwert gespeichert. Der Zugriff auf Daten ist strikt nach Organisationen getrennt; ein Zugriff über Organisationsgrenzen hinweg ist technisch ausgeschlossen. Die Datenbank ist nicht aus dem Internet erreichbar.

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Rechtslage oder unsere Verarbeitungen ändern. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.