Die Protokollführung fällt selten der Person zu, die am wenigsten zu sagen hat. Sie fällt der zu, die am strukturiertesten arbeitet. Und das ist erstaunlich oft dieselbe, die das Thema am besten überblickt.
Die Folge sieht man den Protokollen an. Ausgerechnet die Abschnitte, in denen der Protokollführer fachlich zuständig war, sind häufig die dünnsten. Nicht aus Nachlässigkeit — dort war er gerade mit Denken beschäftigt.
Mitschreiben und Widersprechen konkurrieren
Wer zuhört, um zu formulieren, hört anders zu als jemand, der zuhört, um zu widersprechen. Beim Protokollieren sortiert man laufend: Wer hat was gesagt, was davon ist Ergebnis, was war nur ein Gedanke. Diese Sortierarbeit läuft nicht nebenher.
Wer es nachprüfen will: In der nächsten Besprechung die eigenen Wortmeldungen zählen und mit einer Sitzung ohne Stift vergleichen.
Die üblichen Auswege
Rotierende Protokollführung verteilt das Problem, statt es zu lösen. Jetzt ist reihum jemand raus, und die Qualität schwankt zusätzlich mit der Person.
Jemand Externes hinzuziehen funktioniert — bei Aufsichtsratssitzungen macht man es aus gutem Grund. Für die wöchentliche Abstimmung von sechs Leuten ist es unverhältnismäßig teuer.
Hinterher aus dem Gedächtnis schreiben klingt pragmatisch und hat einen unangenehmen Nebeneffekt: Man erinnert die Diskussion, die man selbst geführt hat, besser als die, bei der man nur zugehört hat. Das Protokoll bekommt eine Schlagseite, die niemand bemerkt, weil sie wie Erinnerung aussieht.
Was eine Maschine hier abnimmt — und was nicht
Ein Transkript ist kein Protokoll. Wer eine Zweistundenaufnahme in Text verwandelt, hat eine Textwüste, in der alles steht: auch das dreifache „genau" und die Debatte über den Parkplatz. Das liest niemand freiwillig.
Was hilft, ist die Sortierarbeit: aus dem Gesagten das Ergebnis herausziehen, die Zusage einer Person zuordnen, die Frist mitnehmen. Genau der Teil, der im Kopf des Protokollführers den Platz belegt.
Was keine Maschine kann: entscheiden, was wichtig war. Fällt der eigentliche Punkt in einem Nebensatz, und alle im Raum verstehen ihn, weil sie die Vorgeschichte kennen — dann steht dieser Nebensatz hinterher als Nebensatz da. Kontext, den niemand ausspricht, kann kein Modell ergänzen.
Für die meisten Besprechungen ist das ein guter Tausch. Man bekommt eine brauchbare Mitschrift und eine Person zurück, die mitdenkt. Für die Sitzungen, in denen jedes Wort zählt — Aufsichtsrat, Betriebsversammlung, alles mit Beschlussqualität — bleibt es beim Menschen, der schreibt und dafür geradesteht.